Comment gérer efficacement vos plans d’actions ?

Par Sébastien Delabrosse pilotage et organisation Aucun commentaire sur Comment gérer efficacement vos plans d’actions ?

gerer un plan d action

Les enjeux du pilotage de vos plans d’actions

Gérer une crise, mettre en place un projet ou simplement répondre à une problématique, nécessite presque toujours un plan d’action. Comment celui-ci est il défini, suivi et animé ?

Nous constatons assez vite que la majorité d’entre eux sont inefficaces, ou abandonnés en cours de route, faute de moyens. Et pourtant, la mise en place d’un plan d’action répond à un besoin de s’organiser et de structurer une démarche (comme le suivi des actions de votre Document Unique, par exemple).

Pourquoi le plan n’a pas produit les effets escomptés ? On cherche souvent à pointer des responsabilités ou des faiblesses structurelles. Le pilotage d’un plan d’action doit être réfléchi en termes d’enjeux pour l’entreprise et doit être structuré selon plusieurs critères.

Fixer le cadre

Avant même de vous lancer dans la recherche de solutions, il faut impérativement définir les objectifs et les enjeux.

L’émergence du plan d’action doit résulter d’un diagnostic qui va servir de point de référence tout au long de la « vie » de votre plan d’action. Celui-ci vous permettra d’établir vos objectifs que doit remplir le plan.

Les objectifs doivent être formulé de manière à être Synthétiques Mesurables Acceptables Réalisables et Timer (SMART), il vaut mieux prévoir de découper ses objectifs en sous objectifs très spécifiques pour 2 raisons :

La première c est que vous disposerez d’une vision exhaustive des taches à mener et c est plus simple à suivre et à piloter par la suite.

La deuxième, c est qu’en découpant les objectifs de cette manière cela permet de visualiser la progression et c est plus valorisant pour vos équipes ou pour vous-même.

Prenez l’exemple suivant : vous devez gravir une montagne, la tache parait écrasante, voir impossible a réaliser. Si vous vous fixer l’objectif d’atteindre le 1er refuge la tache devient réalisable. En découpant la progression en plusieurs étapes, un projet complexe devient une succession de taches simples, plus facile à maitriser.

Dans cette phase, la préparation est essentielle, plus vous prendrez soin du cadrage, meilleures seront vos chances d’aboutir. Ne cédez pas à la tentation de sauter des étapes en imaginant que vous arriverez a gérer cela plus tard.

Planifier les actions et affecter les ressources

Une fois vos objectifs fixés, il faut cadencer leurs réalisations, en commençant par prioriser les actions à mener. Quelques questions à se poser pour planifier vos actions :

  • Quelles sont les taches à effectuer pour mener a bien l’action
  • Quelles sont les impacts de l’action ?
  • Quel est son niveau d’urgence.

Certaines actions doivent être réalisé pour démarrer les suivantes et d’autres peuvent être mené en parallèle.

Plusieurs outils existent pour établir un planning, de manière très concrète je dirais qu’il faut adapter à la complexité de votre plan, si celui-ci ne comporte que quelques actions simples, un calendrier suffit

En revanche si des taches se superposent et nécessitent plusieurs équipes, préférez un GANTT. sans quoi vous risquez de rapidement perdre le fil, et conduire a des points de blocages.

Ne perdez pas de vue qu’a ce stade la planification reste une prévision qui se doit d’être le plus réaliste possible mais qui doit permettre de s’adapter aux aléas.

Vous avez défini les objectifs, planifier leurs exécutions il vous reste à affecter les ressources. Les ressources sont de plusieurs natures, elles peuvent être humaine, matériel, ou financière.

En effet il ne suffit pas de demander à vos équipes de réaliser les actions, il faut aussi leurs donner les moyens de les réaliser. Pour analyser le besoin en ressources plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

  • La disponibilité des personnes : vous serez peut-être amené a redispatcher d’autre taches
  • La compétence requise pour réaliser l’action
  • Le matériel
  • Le budget
  • Le planning de réalisation

L’affectation des ressources et la planification des actions sont 2 étapes à mener de concert, il vous faudra définir l’impact de chaque action pour y affecter les ressources essentielles à leur réalisation.

Animer le plan d’action et organiser les échanges

C est l’étape la plus délicate du pilotage de vos plans d’actions, une fois que vous avez cadrer et défini qui fait quoi et comment, vous avez naturellement le sentiment d’avoir répondu à la situation de crise. C est à ce stade, que la dynamique qui a permis l’émergence de votre plan se relâche, happé vers d’autres priorités.

Au même titre que le cadrage, la planification et l’affectation des ressources, l’animation et la communication doivent être préparer et organiser.

Pour garantir l’efficacité du plan d’action, il est nécessaire d’organiser les échanges d’informations pour, d’une part valider l’exécution des actions et d’autre part permettre d’adapter les actions à la réalité. Le succès de votre plan d’action repose sur votre capacité à fédérer autours de votre projet de façon à permettre la mobilisation des équipes.

La méthode d’animation que vous choisirez devra permettre :

  • Le suivi des actions
  • La validation des différentes étapes du plan d’action
  • L’échange d’information (montantes et descendantes)
  • Adapter le plan aux évènements sans perdre de vue les enjeux définis initialement.

Pour animer efficacement, il convient de planifier des points d’étapes (CF planification des actions) mais aussi et surtout, de nommer un animateur chargé de suivre le bon déroulé des actions et capable de les ajuster quand c est nécessaire. L’animateur peut être, en fonction de la complexité de votre plan d’action, un chef de projet, ou un comité de pilotage rassemblant les représentant des parties prenantes.

Évaluer la réussite des actions et la réponse aux enjeux

Enfin, vous devez pouvoir répondre à cette question : le plan a-t-il répondu aux enjeux qui ont conduit à son émergence ? cela vous parait évident ? et pourtant, on perd souvent de vue les enjeux quand on arrive à la clôture d’un plan, balayé par d’autres impératifs.

De fait, les enjeux initiaux paraissent souvent décalés après quelques mois et on passe à d’autres priorités sans faire ce travail d’évaluation.

L’évaluation ne consiste pas à savoir si untel a bien fait son travail mais à générer un retour d’expérience en examinant ce qui n’a pas fonctionner, et pourquoi ; mais surtout ce qui a fonctionné et pourquoi !

Cette évaluation doit avoir lieu pendant et après l’exécution du plan pour permettre de s’adapter bien sur, de profiter de ce qui a bien marcher pour de futures actions, mais également de valoriser les réussites.

En réalisant cette évaluation, objective, vous valoriserez le travail des équipes en charge de l’exécution et permet de les mobiliser pour des actions futures.

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